Trưởng Phòng Hành Chính Tổng Hợp

I. Xây dựng Hệ thống & Vận hành (40%)

• Chủ trì xây dựng, chuẩn hóa và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống quy trình vận hành liên phòng ban (mua sắm, quản lý tài sản, hành chính...).
• Xây dựng và Giám sát SLAs (Cam kết Chất lượng Dịch vụ) cho toàn phòng, đảm bảo các yêu cầu từ "khách hàng" nội bộ được xử lý kịp thời, chuyên nghiệp
• Quản lý Ngân sách:Lập kế hoạch và chịu trách nhiệm tối ưu ngân sách (chi phí) cho toàn bộ hoạt động hành chính, vận hành, mua sắm và sự kiện.
• Chủ trì Dự án: Trực tiếp quản lý và chủ trì các dự án cải tiến vận hành, bao gồm dự án trọng điểm "Xây dựng Chính sách Chấm công Linh hoạt" (phối hợp với Phòng Nhân sự).

II. Quản lý Dịch vụ Hành chính & Mua sắm (30%)

• Chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ dịch vụ hành chính: Quản lý văn phòng, an ninh, vệ sinh, lễ tân, văn thư lưu trữ...
• Quản lý hoạt động Mua sắm & Quản lý Tài sản (non-IT): Đảm bảo tuân thủ quy trình, tối ưu chi phí và kiểm soát rủi ro từ nhà cung cấp.
• Chủ trì khâu Hậu cần cho các sự kiện lớn của công ty (Du lịch, Year End Party, Sinh nhật...), đảm bảo tổ chức chuyên nghiệp và trong ngân sách.

III. Quản lý Vận hành Đặc thù & Hỗ trợ Kỹ thuật (20%)

• Chỉ đạo và giám sát đội ngũ IT Support, đảm bảo hạ tầng (mạng, máy tính...) ổn định và dịch vụ hỗ trợ người dùng (helpdesk) đạt SLA.
• Chủ động theo dõi, nghiên cứu và chỉ đạo nhân viên thực hiện các hồ sơ pháp lý doanh nghiệp quan trọng (Đăng ký DN Công nghệ, hồ sơ ưu đãi thuế...).
• Nghiên cứu và làm hồ sơ (nếu đủ điều kiện) để nhận các chính sách hỗ trợ từ Nhà nước (NQ68, đề án TP...).

IV. Lãnh đạo Đội ngũ (10%)

• Tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ Hành chính Tổng hợp theo đúng tư duy "dịch vụ khách hàng nội bộ".
• Phân công công việc, giao KPIs và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong phòng.

I. Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 5-7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính, Vận hành hoặc Quản lý Văn phòng, trong đó có ít nhất 2-3 năm ở vị trí quản lý tương đương.
• Kinh nghiệm cốt lõi:
  • Có kinh nghiệm thực tế trong việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành.
  • Có kinh nghiệm quản lý ngân sách (Admin cost) và tối ưu chi phí mua sắm.
  • Kinh nghiệm làm việc tại các công ty Công nghệ (IT) hoặc các tổ chức có quy mô 150+ nhân sự.

II. Kỹ năng & Tố chất:

• Tư duy Dịch vụ: Phải coi các phòng ban khác là "khách hàng" và luôn tìm cách hỗ trợ họ tốt nhất.
• Tư duy Hệ thống & Logic: Khả năng nhìn ra "lỗ hổng" trong vận hành và thiết kế quy trình để lấp đầy.
• Kỹ năng Quản lý Dự án: Khả năng lập kế hoạch, điều phối nhiều bên và bám sát tiến độ.
• Kỹ năng Đàm phán & Giải quyết Vấn đề: Quyết đoán, xử lý nhanh các sự cố vận hành và làm việc hiệu quả với nhà cung cấp.
• Giao tiếp rõ ràng, rành mạch (cả nói và viết văn bản/quy trình).

- Thu nhập UPTO 35 triệu, thỏa thuận theo năng lực ứng viên

- Thưởng hiệu quả làm việc vào cuối năm tài chính, tổng thu nhập lên đến 16 tháng lương

- Thưởng dịp tết (tết dương và tết âm), dịp lễ (30/04-1/5; 2/9; Trung thu...) sinh nhật,hiếu-hỷ...

- Được tài trợ, tham gia các khóa đào tạo kỹ năng, chuyên môn hàng năm, thi lấy chứng chỉ để phục vụ cho công việc.

- Review đánh giá tăng lương hàng năm

- Nghỉ phép 12 ngày/năm, nghỉ ốm/nghỉ chế độ thai sản/hiếu hỷ... theo luật lao động

- Làm việc tại công ty quy mô lớn, quy trình làm việc chuyên nghiệp, được khuyến khích sáng tạo và phát triển các ý tưởng mới

- Môi trường trẻ, năng động, chuyên nghiệp, sếp trẻ tâm lý, đồng nghiệp thân thiện, văn hóa trao đổi thẳng thắn, cởi mở trên tinh thần hỗ trợ cùng phát triển

- Cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc

- Được hưởng đầy đủ các chế độ BHYT, BHXH, BHTN