Trợ Lý Kế Hoạch (Admin)

- Tổng hợp & giám sát kế hoạch

Thu thập kế hoạch tuần/tháng/quý của các phòng ban, tổng hợp thành bảng kế hoạch chung toàn công ty.

Theo dõi tiến độ thực hiện từng đầu việc, nhắc nhở, cảnh báo chậm tiến độ cho các bộ phận liên quan.

Cập nhật dữ liệu kế hoạch, trạng thái công việc trên hệ thống (Base, Google Sheet, Excel).

Chuẩn bị nội dung để TGĐ đánh giá tiến độ định kỳ.

- Báo cáo kết quả thực hiện

Tổng hợp báo cáo tuần/tháng/quý của các phòng ban (kinh doanh, kỹ thuật, mua hàng, HCNS…).

Chuẩn bị báo cáo tổng hợp trình TGĐ: tỷ lệ hoàn thành, tồn đọng, giải pháp khắc phục.

Hỗ trợ xây dựng biểu mẫu báo cáo chuẩn và hướng dẫn các phòng ban cập nhật thống nhất.

- Hỗ trợ họp và điều hành

Chuẩn bị tài liệu, nội dung họp giao ban, họp kinh doanh, họp dự án.

Ghi biên bản, tổng hợp kết luận và theo dõi việc thực hiện sau họp.

Hỗ trợ sắp xếp lịch họp, sự kiện, làm việc của TGĐ liên quan đến kế hoạch và tiến độ.

- Hỗ trợ xây dựng & đánh giá KPI

Phối hợp các trưởng phòng và TGĐ xây dựng chỉ tiêu kế hoạch và KPI hàng tháng.

Theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện KPI của các đơn vị để phục vụ đánh giá hiệu suất.

- Phụ trách phần mềm Base

Là đầu mối phối hợp triển khai hệ thống Base cho các phòng ban.

Quản lý và vận hành phần mềm Base, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu được cập nhật thường xuyên.

Thiết lập quy trình, cấu hình, phân quyền, hướng dẫn và hỗ trợ sử dụng phần mềm.

Theo dõi tiến độ, xử lý lỗi phát sinh, đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến..

- Đào tạo và truyền thông nội bộ

Biên soạn tài liệu, slide hướng dẫn sử dụng phần mềm, quy trình nội bộ.

Xây dựng kế hoạch đào tạo, truyền thông nội bộ hàng tuần/tháng/quý/năm.

Phối hợp Phòng HCNS trong công tác truyền thông chính sách, thông báo, tin nội bộ.

Đánh giá hiệu quả đào tạo và phản hồi từ nhân viên.

-Các nhiệm vụ khác

Hỗ trợ cập nhật dữ liệu nội bộ, hồ sơ, văn bản kế hoạch.

Thực hiện các công việc hành chính, báo cáo hoặc yêu cầu khác theo chỉ đạo của TGĐ.

Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành: Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Hành chính, Văn phòng.

Kinh nghiệm: Từ 2 năm tại vị trí tương đương (Trợ lý, Kế hoạch, Admin, Sales Support…).

Thành thạo Excel, Google Sheet, PowerPoint, có khả năng tổng hợp và trình bày báo cáo tốt.

Cẩn thận, chủ động, có kỹ năng sắp xếp công việc khoa học và phối hợp giữa các bộ phận.

Ưu tiên người có tư duy phân tích, kỷ luật, và định hướng phát triển trong mảng quản trị – kế hoạch.

Mức thu nhập: 12 – 15 triệu/tháng (tùy năng lực).

Thưởng KPI và thưởng theo hiệu quả công việc.

Cơ hội phát triển lên vị trí Chuyên viên Kế hoạch / Trợ lý TGĐ phụ trách kế hoạch.

Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, được hướng dẫn trực tiếp bởi TGĐ và quản lý cấp cao.

Được tham gia các chương trình đào tạo nội bộ về kỹ năng quản trị & báo cáo.