Nhân Viên Thư Ký - PHÒNG VẬN HÀNH

1. Quản lý hành chính – vận hành nội bộ:

Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và trình ký các chứng từ vận hành:

• Phiếu hủy hàng hóa, công cụ dụng cụ (CCDC)
• Đơn xin nghỉ việc
• Đơn thay đổi tình trạng nhân sự
• Order phát sinh CCDC trong tháng, First Order từ NSO
• Các đề xuất chi phí phát sinh: Petty Cash, chính quyền, bảo vệ dịch vụ, côn trùng, rác, tiếp đoàn PCCC...
• Phân bổ POSM, CCDC, giấy tờ, hồ sơ từ VP đến các nhà hàng.
• Kiểm soát và lưu trữ hồ sơ: sổ sách quản lý, sổ Manager Logbook, thẻ bàn, bảng mica, bằng khen, giấy khám sức khỏe, voucher Best Staff...
• Hỗ trợ in ấn các tài liệu gấp theo yêu cầu từ OM.

2. Kiểm soát và đề xuất chi phí vận hành:

Làm đề xuất và trình ký các khoản tạm ứng, hoàn ứng cho các chi phí liên quan đến: NSO, chính quyền địa phương, bãi xe, lễ cúng, CCDC...

• Theo dõi, kiểm soát chi phí:
• Petty cash, các chi phí
• Bảo vệ dịch vụ (BVDV), chi phí hàng tháng, kiểm tra bất thường
• Lưu trữ, đối chiếu và làm đề nghị thanh toán (ĐNTT) các khoản chi phí định kỳ.

3. Hỗ trợ kết nối và điều phối vận hành:

Theo dõi, nhắc nhở các công việc cần thực hiện từ BUD đến các bộ phận liên quan.

• Tham gia và ghi nhận nội dung họp vận hành, thực hiện recap, theo dõi và đôn đốc tiến độ sau họp.
• Gửi mail trình ký, ban hành, điều chỉnh các thông báo, target sale nội bộ.
• Nhập dữ liệu sale nhân sự lên link tracking, gửi báo cáo sale, thưởng (TC, GC) hàng tháng cho C&B.

4. Hỗ trợ mở nhà hàng mới (NSO):

Làm đề xuất và chuẩn bị các hạng mục cần thiết: tủ thờ, bảng mica, bảng vòng số 8, sổ sách vận hành, giờ hoạt động,...

• Nhận và trình ký First Order, gửi SCM đặt hàng.
• Theo dõi hàng về, phân bổ đến địa điểm mới khai trương.
• Gửi hoàn ứng tất cả các khoản tạm ứng cho NSO sau khi đối chiếu.

• Độ tuổi: Nữ 23 – 28 tuổi
• Trình độ tối thiểu: Cao đẳng chuyên ngành Hành chính, QTKD,...
• Có tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm làm admin trong môi trường chuỗi (F&B, bán lẻ,...)
• Hiểu biết cơ bản về các quy trình vận hành cửa hàng, nhân sự, thanh toán và lưu trữ hồ sơ.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Ppt), kỹ năng xử lý số liệu và báo cáo tốt.
• Giao tiếp tốt, kỹ năng đàm phán, thiết lập mối quan hệ, lập kế hoạch, giải quyết vấn đề
• Có thể đi công tác
• Thân thiện, trung thực, nhanh nhẹn, có trách nhiệm với công việc, linh hoạt về giờ giấc, sẵn sàng làm việc ngoài giờ

Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại bộ phận OPS, HR admin hoặc NSO trong môi trường chuỗi.

• Mức lương cạnh tranh, phù hợp với năng lực.
• Thưởng theo quy định của công ty.
• Được tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch do công ty tổ chức.
• Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
• Tham gia bảo hiểm xã hội Full lương.
• Có cơ hội thăng tiến trong công việc.