Cán Bộ Hành Chính – Hậu Cần Tổ Chức Phi Lợi Nhuận

1. Hỗ trợ hành chính cho triển khai dự án

• Hỗ trợ các công việc hành chính hàng ngày của dự án: sắp xếp lịch làm việc, xử lý thư

từ, lưu trữ hồ sơ.

• Chuẩn bị, soạn thảo, xử lý các tài liệu, biểu mẫu, hợp đồng, chứng từ hành chính – tài

chính theo quy định của tổ chức và nhà tài trợ.

• Hỗ trợ tổ chức các hội thảo, tập huấn, chuyến công tác thực địa (bao gồm công tác hậu

cần, liên hệ đối tác, chuẩn bị tài liệu và ghi biên bản).

• Duy trì cơ sở dữ liệu cập nhật về hoạt động, báo cáo, và danh bạ liên hệ của dự án.

2. Hỗ trợ công tác kế toán dự án

• Thu thập, kiểm tra và xử lý các chứng từ kế toán, hóa đơn, bảng kê chi phí phát sinh

trong quá trình triển khai hoạt động tại địa phương.

• Lập bảng tổng hợp chi tiêu, theo dõi tạm ứng và hoàn ứng, đảm bảo tính hợp lệ, hợp

pháp và kịp thời của chứng từ.

• Định kỳ gửi báo cáo tổng hợp tài chính, hồ sơ chứng từ gốc về phòng kế toán tại văn

phòng Hà Nội để đối chiếu và lưu trữ.

• Hỗ trợ lập dự toán chi phí cho các sự kiện, chuyến công tác và hoạt động thực địa.

• Theo dõi việc chi tiêu theo ngân sách, đảm bảo tuân thủ quy định tài chính của

PanNature và nhà tài trợ.

• Phối hợp với kế toán tại văn phòng Hà Nội để giải trình, hoàn thiện chứng từ khi có yêu

cầu kiểm tra, quyết toán.

3. Điều phối và quan hệ đối tác

• Phối hợp với các cơ quan chính quyền, đối tác thực hiện và nhóm kỹ thuật để duy trì

thông tin và triển khai hoạt động hiệu quả.

• Làm đầu mối liên hệ giữa cấp tỉnh, xã, đảm bảo trao đổi thông tin và phản hồi kịp thời.

• Hỗ trợ tổ chức và điều phối các sự kiện, hội thảo, tham vấn và chuyến công tác với các

đối tác bên ngoài.

4. Hỗ trợ mua sắm và hậu cần

• Hỗ trợ mua sắm hàng hóa và dịch vụ, chuẩn bị đề nghị mua hàng, báo giá, theo dõi giao

hàng và nghiệm thu.

• Sắp xếp phương tiện di chuyển, chỗ ở, thủ tục công tác cho nhân viên, chuyên gia và đối

tác tham gia hoạt động thực địa.

• Quản lý kho vật tư, trang thiết bị và tài sản dự án tại văn phòng Pleiku.

5. Lưu trữ hồ sơ và báo cáo

• Quản lý, lưu trữ và cập nhật hệ thống hồ sơ, tài liệu, biên bản, báo cáo hoạt động.

• Hỗ trợ biên tập, tổng hợp và định dạng các báo cáo tiến độ, báo cáo kỹ thuật gửi Ban

Quản lý Dự án và nhà tài trợ.3

• Đảm bảo tất cả tài liệu, chứng từ, báo cáo được lưu trữ có hệ thống, bảo mật và dễ truy

xuất.

6. Thực hiện các công việc khác phù hợp với năng lực và kinh nghiệm theo phân công của lãnh đạo Trung tâm Con người và Thiên niên.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kế toán – Tài chính, Quản trị kinh doanh, Hành chính hoặc lĩnh vực liên quan.
• Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong hành chính, kế toán hoặc điều phối dự án (ưu tiên lĩnh vực phát triển hoặc phi chính phủ).
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office (Word, Excel); biết dùng phần mềm kế toán là lợi thế.
• Cẩn thận, trung thực, có kỹ năng tổ chức và giao tiếp tốt.
• Sẵn sàng đi công tác tại các địa bàn dự án.

• Hưởng lương theo theo năng lực, khả năng chuyên môn và kinh nghiệm làm việc. Hưởng

các chế độ đãi ngộ theo quy định của Trung tâm.

• Các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm tai nạn

con người sau khi ký hợp đồng chính thức.

• Cơ hội làm việc với các đối tác đa dạng trong nước và quốc tế, mở rộng mạng lưới quan

hệ xã hội và nghề nghiệp.

• Các cơ hội đào tạo, nâng cao năng lực trong và ngoài nước.

• Cán bộ có năng lực tốt và cam kết làm việc lâu dài sẽ được ưu tiên áp dụng chế độ hợp

đồng không thời hạn.