Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ

1. Công tác văn thư:

• Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trình chuyển, theo dõi và lưu trữ tất cả văn bản đến.
• Soạn thảo, trình ký, phát hành, quản lý văn bản đi theo đúng thể thức, thẩm quyền.
• Quản lý, sử dụng con dấu (nếu được phân công), đảm bảo đúng quy định.
• Thực hiện sao y, chứng thực, photo tài liệu theo yêu cầu, đảm bảo bảo mật.

1. Công tác lưu trữ:

• Thu thập, sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.
• Quản lý thời hạn lưu trữ và thực hiện huỷ văn bản hết hạn lưu trữ.
• Xây dựng quy chế, quy định, quy trình về văn thư lưu trữ và bảo mật.
• Lập danh mục, phân loại, chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ.
• Bảo quản an toàn hồ sơ, tránh thất lạc, hư hỏng.
• Phục vụ việc tra cứu, cung cấp tài liệu khi có yêu cầu, đúng thẩm quyền.

1. Công tác bảo mật:

• Tiếp nhận, quản lý, lưu trữ, chuyển giao văn bản, tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật theo đúng quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
• Niêm phong, quản lý sổ đăng ký tài liệu mật, thực hiện quy trình bảo mật thông tin.
• Giám sát việc khai thác, sử dụng tài liệu, đảm bảo không để rò rỉ thông tin.
• Báo cáo ngay cho lãnh đạo khi phát hiện nguy cơ mất an toàn thông tin.

1. Công tác hành chính hỗ trợ:

• Quản lý văn phòng phẩm, in ấn, photo tài liệu.
• Phối hợp với các bộ phận trong các công tác hành chính, hậu cần.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo Phòng hành chính.

5. Trách nhiệm trong công việc:

• Nhân sự giữ chức danh này phải chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự theo quy định pháp luật nếu để xảy ra:
• Rò rỉ, thất lạc, hư hỏng tài liệu.
• Sử dụng hồ sơ, tài liệu sai mục đích hoặc trái thẩm quyền.
• Cố ý tiết lộ thông tin mật, tài liệu mật của Công ty ra bên ngoài.

• Trình độ: Tốt nghiệp trung cấp/cao đẳng/đại học chuyên ngành Hành chính – Văn thư – Lưu trữ hoặc ngành liên quan.
• Kỹ năng: Thành thạo nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, hiểu biết pháp luật về văn thư lưu trữ, bảo mật thông tin; sử dụng tốt tin học văn phòng và phần mềm quản lý văn bản; kỹ năng tổ chức, lưu trữ, tra cứu hồ sơ khoa học.
• Phẩm chất: Trung thực, cẩn trọng, có tinh thần trách nhiệm cao và tuân thủ bảo mật tuyệt đối, có đạo đức nghề nghiệp.

- Lương thỏa thuận theo năng lực.

- Từ 3 - 6 tháng xét tăng lương 1 lần.

- Chế độ thâm niên cao: từ tháng thứ 13 trở đi mỗi năm được thưởng thêm 3% lương thâm niên.

- Cơ hội thăng tiến cao.

- Có chỗ ở khi nhân viên ở xa.

- Khen thưởng tuần / tháng / năm và khi có đóng góp xây dựng Tập đoàn.

- Phụ cấp trách nhiệm (theo từng bộ phận).

- Chế độ thăm hỏi, hiếu hỉ, sinh nhật..

- BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định.